CASES

(matéria veiculada na revista Gestão Jurídica - 2006)

A Marsaioli & Marsaioli Advogados Associados, de Santos, no litoral de São Paulo, é um escritório de advocacia fundado em 1999 pelos irmãos Marcelo e Rodrigo Marsaioli. Com 25 integrantes entre advogados, estagiários e equipe administrativa. Algumas características fazem dela uma organização diferenciada. A Marsaioli & Marsaioli é um dos poucos escritórios a ostentar a conquista da ISO 9001, uma certificação mundial na Gestão da Qualidade. Além disso, mantém um serviço de ombudsman (ouvidor) para atendimento a clientes. Mas os diferenciais não param aí. O escritório é também totalmente integrado aos modernos conceitos WEB. “Não há mais como atuar sem um sistema informatizado que contemple todas as ferramentas oferecidas pela Internet para a gestão de um escritório”, diz Marcelo Marsaioli, um dos sócios.

Em sua busca pela otimização dos serviços, fator essencial para conquistar os maiores níveis de qualidade, a Marsaioli & Marsaioli começou a usar sistemas da Fácil Informática em 2002. A opção pelo Espaider como software de gestão aconteceu a partir da indicação de profissionais que já usavam o produto. “O recurso mais utilizado é o Módulo Processos. Nós o utilizamos 80% do tempo. O Espaider gerencia 100% dos dados e informações do escritório. Com ele controlamos agendas, prazos e providências críticas”, destaca.

De acordo com Marcelo, uma das grandes vantagens do Espaider é o controle rigoroso de todo o escritório que ele proporciona aos sócios e gestores. Diariamente, o sistema envia e-mails automaticamente a destinatários pré-definidos, cobrando providências, alertando sobre prazos e comunicando o andamento de providências. “Nada do que é registrado pode ser apagado e o sistema lembrará ao gestor em caso de não execução ou atraso de providências previamente definidas”, destaca. “Não importa se são duas semanas para traz ou dois anos para frente. O Espaider analisa todos os processos de forma completa, dando uma visão ampla de todas as atividades a ele relacionadas. Funciona como um assistente especializado 24 horas por dia”, complementa.

Na Marsaioli & Marsaioli, os dados de um cliente são digitados uma única vez. A partir daí, todas as providências, como petições, procurações, contratos e adendos, audiências, atas, e-mails e cartas são  elaborados de maneira rápida e automática. “O Espaider ajuda até mesmo no marketing de relacionamento com o cliente, lembrando dos aniversários”, diz Marcelo. “O Espaider tem sido de suma importância para nossa empresa, pois dinamiza a atividade como um todo, permite acesso a dados de forma simplificada e célere, eliminando algumas atividades repetitivas e incessantes como as consultas a arquivos físicos”, resume.