FÁCIL NOTÍCIAS

Os usuários do Espaider já dispunham da facilidade de arquivamento de e-mail do Outlook 2003. Para arquivar um e-mail no Espaider, basta clicar em botão no próprio Outlook e o e-mail e todos os anexos são transferidos para o local desejado no Espaider. Para uma pasta, para um contrato, para uma pessoa, etc. E o programa (Espaider) nem precisa estar aberto no equipamento do usuário. Simples assim.

A Fácil Informática aplica rotinas no Outlook que permitem essa facilidade, que é muito elogiada pelos advogados e outros usuários. E realmente facilita a vida das pessoas. Não é mais necessário listar o e-mail e arquivar nas pastas ou então copiar e colocar para dentro do sistema. Nos dois casos muito inconveniente. Imprimir e colocar na pasta, além de gerar custos adicionais, aumenta o volume de papel. E também para ter-se acesso ao e-mail, deve-se obter a pasta fisicamente. Copiar e colocar demora e é trabalhoso, e pelo volume de trabalho  o usuário acaba esquecendo ou deixando para mais tarde e nunca faz. A caixa de e-mails vai aumentando e as pesquisas acabam sendo realizadas no próprio Outlook. Além da desvantagem de que outros usuários não tem conhecimento do e-mail. Sem falar na preocupação com backups, etc.

Na versão de novembro de 2007 essa facilidade foi extendida para o Word e o Excel. Principalmente para arquivamento de documentos no GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Agora ficou muito mais fácil e rápido arquivar documentos no sistema. No próprio Word ou Excel existe botão de acesso ao Espaider. Nas versões anteriores do Espaider o usuário era obrigado a salvar o documento no Winchester e depois transferí-lo para o Espaider. Agora o documento é salvo dentro do próprio banco de dados do Espaider.

• Todos os documentos são controlados no sistema. Podem ser localizados por usuários que disponham de autorização de acesso. Além das restrições normais, alguns documentos podem ser marcados como "sigilosos" e somente os usuários indicados podem acessá-los.
• O backup da base de dados leva consigo todos os documentos. Se o usuário perder os dados de seu equipamento por quaisquer motivos, não precisa se preocupar, pois todos estão guardados no servidor central.
• Os documentos podem ser acessados de qualquer lugar que disponha de internet. O usuário fora de seu equipamento pode acessar o sistema e ler documentos.
• Os documentos podem se localizados no GED por diversos atributos ou palavras chaves. Documentos Word, Excel, Power-Point, TXT, Visio e PDF são indexados. Todas as palavras do documento servem para pesquisa.

A Fácil Informática lançará em 2008 três novas versões do Espaider já programadas para março, julho e novembro. E nelas mais novidades para facilitar a vida dos usuários estarão à disposição.

Feliz ano de 2008.

Nuno Simão
Diretor de Tecnologia