7 itens essenciais na escolha de um sistema de gestão jurídica

1. COMPLETO – Um sistema de gestão jurídica deve se aproximar ao máximo possível de um ERP ou de sua definição clássica, que é Enterprise Resource Planning ou Planejamento dos Recursos Empresariais. Deve conter numa única base de dados todas as informações necessárias à gestão adequada de uma organização, facilitando a análise e o cruzamento de informações, evitando redundância e garantindo regras consistentes para todas as áreas. Especialistas alertam que sistemas que estiverem muito focados em única função, ou desaparecerão ou se ligarão a outros sistemas maiores, mais completos.

2. WEB – Deve ser utilizado naturalmente na modalidade “nuvem”. Sem adaptações ou penduricalhos, como os feitos para sistemas antigos que desejam se perpetuar no mercado. Precisa ser rápido quando acessado na internet. Multinavegador e adaptado a dispositivos móveis. Enfim, ligados aos novos tempos.

3. CUSTOMIZÁVEL – Um sistema de gestão jurídica deve ser personalizável. Diferentes organizações possuem operações distintas, mesmo em ramos de atuação muito próximos. Um sistema de gestão deve permitir adaptações para esses diferentes cenários. Essas personalizações podem ser de quatro tipos:

A. Por parâmetros: deve conter uma ampla gama de parâmetros que podem ser selecionados pelos usuários;

B. Por suporte a distância: técnicos de suporte devem conseguir realizar alterações rápidas, principalmente em relatórios e filtros, feitas a distância, via WEB, pelos próprios técnicos de atendimento. Agilidade nas respostas.

C. Por consultoria: o consultor deve ter liberdade para atender solicitações de usuários durante o projeto, no sentido de incluir novos campos necessários, quando não detectados em período prévio de planejamento, realizar a alteração de workflows para atender às demandas de autorizações e requisições, ajustar legendas de campos para se acomodarem ao jargão utilizado na organização, excluir informações em telas que não serão utilizadas pelos usuários, remanejar  campos nas interfaces, criar subtelas para facilitar a visualização e outras necessidades adicionais de cada caso. Ajustes para diversos idiomas, no caso de organizações que trabalham para mais de um país;

D. Por analistas e programadores em casos de rotinas muito complexas e específicas da organização.

4. ATUALIZAÇÃO GARANTIDA – Um sistema de gestão jurídica é um investimento de longo prazo. O fornecedor do sistema deve garantir as novas versões que forem lançadas. E o mais importante: as novas versões devem respeitar as customizações realizadas sem ônus adicional.

5. INTERFACE INTUITIVA – Quanto menos treinamento for necessário para os usuários entenderem a forma básica de funcionamento do sistema e o modo que pode ser acessado, melhor. Sistemas customizáveis também garantem menos custos em treinamentos e mais facilidade para os novos usuários que necessitarem interagir com o sistema.

6. PERFIS DE USUÁRIOS – O sistema deve permitir que perfis de usuários sejam definidos com as mais diversas configurações e idiossincrasias, que é o que ocorre rotineiramente nas organizações. Estagiários utilizam funções diferenciadas do sistema e de forma diferenciada, assim como advogados, terceiros, administradores, financeiros, diretores, acionistas, departamentos, filiais, gestores, coordenadores. Não deve haver limites de configurações ou de criação de perfis. Qualquer informação do sistema pode ser segregada ou permitida para qualquer perfil.

7. FLEXIBILIDADE EM RELATÓRIOS – Possibilidade de emissão de relatórios em Excel, PDF e alguns em Word, quando necessário. O sistema deve permitir que o usuário escolha, principalmente em planilhas, quais informações devem aparecer, em que ordem e com totalizações automáticas. Os novos campos inseridos no sistema para o cliente específico devem estar à disposição para emissão em relatórios e gráficos.

Você encontra todos esses recursos e vários outros no sistema Espaider. A versão 7 contará com novas funcionalidades e interface muito mais intuitiva.

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Publicado em: 22/08/2019