Antes da pandemia algumas organizações ainda se agarravam aos contratos em papel, mas tiveram que evoluir para o digital

As vantagens das assinaturas de documentos, nas formas eletrônica e digital, sempre foram evidenciadas por consultores, organizações que já utilizavam de longa data e fornecedores desse tipo de serviço:

• Agilidade em todo o processo. Diversas pessoas podem assinar ao mesmo tempo;
• Redução de custos:
  • Sem papel;
  • Não precisa do reconhecimento de firma;
  • Sem despesas de envio e coleta;
  • Desnecessidade de arquivamento físico;
  • Estabelecimento de fluxos padronizados de coleta das assinaturas;
  • Facilidade de arquivamento em sistemas para futura localização do documento;
• Assinatura em quaisquer lugares e em diversos dispositivos. Diretores podem assinar em viagens, por exemplo;
• São mais seguros do que papel, com trilhas de auditoria para cada assinatura.

Ainda assim, uma grande maioria de empresas utilizava o método tradicional, realizando o velho processo dos contratos em papel. A Covid-19 obrigou essas empresas à adoção forçada da assinatura digital ou eletrônica.

Profissionais atuando em teletrabalho, modalidade que atingiu grande parte das equipes administrativas das organizações, justamente àquelas responsáveis pelos contratos, dificuldades na impressão e no trânsito de documentos, foram os principais motivos que obrigaram às organizações, ainda resistentes, a adotarem a assinatura digital ou eletrônica de documentos.

Será que os contratos em papel tiveram um último golpe definitivo? A pandemia colocou uma “pá de cal” que vai enterrar definitivamente essa prática? Ficarão somente aqueles documentos obrigatórios em papel? Parece que sim, mas o novo normal é que irá definir.

O Espaider tem o módulo de controle de contratos e apresenta fluxos desenvolvidos e integrados com empresas que prestam os serviços de assinaturas eletrônicas e digitais, e muitos de nossos clientes já utilizam essa forma de assinatura. E agora, em virtude do home-office, a procura por essa funcionalidade cresceu enormemente na base de clientes da Fácil.

ESPAIDER 7

O módulo de Contratos e suas funcionalidades agregadas você encontra no Espaider 7. Um sistema totalmente web, com interfaces inteiramente repensadas, usando o que há de mais moderno na atualidade. Com o Espaider 7, a Fácil inaugura uma nova experiência usuário-máquina para os profissionais da área jurídica.

Publicado em: 21/10/2020