Gestão de tempo: como otimizar as tarefas e aumentar a produtividade

A famosa frase “tempo é dinheiro”, pode até parecer clichê, mas saiba que é uma realidade, especialmente quando falamos em gestão de tempo para advogados. De acordo com um relatório recente da Organização Internacional do Trabalho (OIT), a produtividade na América Latina e Caribe teve uma redução que representou 6,8% do PIB agregado, muito mais acentuada do que a queda de 3,3% do PIB a nível global. 

Ou seja, se há redução da produtividade é porque a gestão do tempo não está sendo realizada de forma correta. No entanto, você sabe de fato o que é gestão do tempo? Para quem não sabe, esta é uma forma de organizar o trabalho de maneira que o tempo é otimizado. Isso significa que é preciso pensar no planejamento e também em como realizar cada tarefa. 

Dessa forma, priorizar as atividades mais estratégicas e relevantes contribui para que as metas de um escritório de advocacia, por exemplo, sejam alcançadas. Primeiramente, é importante entender que não é questão de quantidade e sim de qualidade, ou seja, priorize os projetos que são mais importantes e rentáveis para seu escritório. 

Estratégias para gerenciar o tempo 

A gestão do tempo é uma habilidade essencial para qualquer profissional, mas é especialmente importante para os profissionais que atuam na área jurídica - e que lidam com uma grande variedade de tarefas e prazos. 

Assim, a gestão de tempo para advogados é eficaz e pode ajudar os profissionais a serem mais produtivos, reduzir o estresse e melhorar a qualidade do seu trabalho.

Confira algumas estratégias para gerenciar de maneira eficaz o tempo em um escritório de advocacia:

• Defina metas e prioridades: O primeiro passo para uma gestão eficaz do tempo é definir metas e prioridades claras. O que você precisa alcançar em um determinado período de tempo? Quais são as tarefas mais importantes que precisam ser realizadas?

• Planeje seu dia: Reserve um tempo no início de cada dia para planejar suas tarefas. Isso ajudará você a se organizar e evitar distrações;

• Delegue tarefas: Não tente fazer tudo sozinho. Aprenda a delegar tarefas para seus colegas ou assistentes. Isso liberará seu tempo para se concentrar nas atividades  mais relevantes;

• Não procrastine: A procrastinação é um dos maiores inimigos da produtividade. Aprenda a identificar as causas da sua procrastinação e desenvolva estratégias para evitá-la;

• Tenha um tempo só para você: Trabalhar por longos períodos de tempo sem pausas pode ser prejudicial à produtividade. Faça pausas regulares para relaxar e recarregar as energias;

• Use a tecnologia: Existem muitas ferramentas e softwares como o Espaider, desenvolvido pela Fácil, que podem ajudá-lo a automatizar tarefas repetitivas. Isso pode liberar seu tempo para se concentrar em ações mais estratégicas;

• Evite distrações: Desligue o celular, feche as abas do navegador que não são necessárias e concentre-se na tarefa que está realizando;

• Acompanhe a sua evolução: Reserve um tempo regularmente para revisar seu progresso e fazer ajustes necessários.

Equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal 

Em um mundo cada vez mais conectado e acelerado, muitas vezes é difícil separar a vida profissional da pessoal, especialmente para os profissionais da advocacia. Assim, a gestão de tempo para advogados deve preservar a qualidade de vida das pessoas, ao mesmo tempo em que possibilita a realização dos trabalhos a serem desenvolvidos. 

Primeiramente, é fundamental estabelecer limites claros entre o trabalho e o lazer, o que pode ser alcançado por meio da definição de horários específicos para cada área da vida. Ao criar uma rotina consistente, é possível evitar que as demandas profissionais invadam os momentos dedicados à vida pessoal. Sobretudo, estabelecer limites também contribui para reduzir o estresse e aumentar a eficiência no escritório. 

Dentro desse contexto, a prática de gestão do tempo é uma ferramenta essencial para equilibrar as responsabilidades profissionais e pessoais. Desta forma, priorizar tarefas, estabelecer metas realistas e evitar a procrastinação são práticas que podem maximizar a produtividade no trabalho, permitindo assim, que haja mais tempo livre para atividades pessoais. Um planejamento eficaz contribui para a sensação de controle sobre a própria vida, promovendo um equilíbrio mais saudável.

Além disso, é importante reconhecer a importância do descanso e da recuperação, afinal, o cansaço constante pode prejudicar tanto o desempenho no trabalho quanto a qualidade de vida pessoal. Incorporar períodos regulares de descanso, momentos de lazer e até mesmo pequenas pausas durante o dia de trabalho são práticas que contribuem para a manutenção de um equilíbrio saudável.

De antemão, é necessário salientar que a comunicação eficaz desempenha um papel importante nesse processo. É essencial comunicar as necessidades e expectativas tanto no ambiente de trabalho quanto nas relações pessoais a fim de evitar conflitos e garantir que todos os envolvidos compreendam a importância do equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Uso da tecnologia para automatizar tarefas e aumentar a produtividade

A tecnologia está presente em todos os lugares e dentro dos escritórios de advocacia não é diferente. Com 35 anos de atuação, a Fácil desenvolve soluções para auxiliar na gestão de departamentos jurídicos de empresas e escritórios de advocacia e foi assim que nasceu o Espaider. 

O Espaider é um sistema completo de gestão para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas, que permite acesso rápido a qualquer hora e local, tornando possível gerenciar as atividades com muito mais liberdade e flexibilidade. 

No quesito gestão de tempo para advogados, dentro do Espaider existe a funcionalidade de Time-Sheet, que auxilia com os apontamentos de horas trabalhadas por atividade e clientes externos. Essa funcionalidade mostra o valor das horas de acordo com o contrato e integração com o módulo Financeiro para emissão do faturamento. O software acompanha também a atividade dos profissionais para análises de desempenho e produtividade.

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Imagem: Freepik.com
Créditos: Drobotdean

Publicado em: 16/02/2024