Descomplique a elaboração de documentos: utilize as ferramentas colaborativas e flexíveis presentes num software jurídico

A elaboração de documentos jurídicos é uma tarefa complexa e demorada. Requer conhecimento especializado da legislação, domínio da linguagem jurídica e atenção aos detalhes. Além disso, é preciso garantir que os documentos sejam elaborados de forma precisa e eficiente.

No mundo jurídico, a eficiência na elaboração de documentos é crucial. Com a constante evolução tecnológica, os profissionais dessa área estão buscando soluções inovadoras para simplificar tarefas complexas. 

No mercado existem ferramentas de uso colaborativo que auxiliam os profissionais do direito na elaboração de documentos. Porém, na área jurídica, os documentos são parte inerente e importante da atividade advocatícia. Assim, quando sistemas de gestão jurídica oferecem ferramentas semelhantes àquelas de utilização genérica, há vantagens adicionais, principalmente quando os documentos ficam armazenados diretamente nas bases de dados e além de serem automatizados com o acesso a dados do sistema de gestão.

Neste contexto, o software jurídico torna-se uma ferramenta indispensável, proporcionando agilidade, precisão e segurança. Esses softwares oferecem uma série de recursos que podem ajudar os profissionais a:

• Reduzir o tempo de elaboração

• Evitar erros

• Melhorar a colaboração

• Proteger dados confidenciais

Modelos Prontos

Recurso importante para reduzir tempo na elaboração de documentos, principalmente aqueles mais padronizados, é a possibilidade de criação de uma base de dados com modelos prontos, ligados à variáveis que são obtidas das bases de dados do sistema. Esses modelos são documentos pré-formatados que podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de cada caso, mas estão presentes variáveis que são preenchidas automaticamente quando selecionado um registro do sistema: por exemplo, os campos de endereço, nome, números de documentos e outros, são trazidos para o documento sem a necessidade de digitação. 

O uso de modelos prontos pode economizar tempo e esforço aos profissionais, que não precisam começar do zero a cada nova elaboração. Além disso, os modelos podem ajudar a garantir que os documentos sejam elaborados de forma consistente e de acordo com as melhores práticas.

O Fácil DocSite, que atua integrado ao sistema de gestão jurídica Espaider, é uma ferramenta para lidar com documentos, que permite uma extensa biblioteca de modelos prontos para diversos documentos jurídicos, desde procurações, contratos até petições. Esses modelos são desenvolvidos pela própria organização e disponibilizados na rede para aqueles que dispõem de autorização de acesso. Podem ser personalizados de acordo com as necessidades específicas de cada caso e de cada organização. Isso não apenas acelera o processo de elaboração, mas também assegura a consistência e a qualidade dos documentos produzidos.

O Fácil DocSite embora integrado ao sistema Espaider, operando como uma funcionalidade adicional, também pode ser utilizado como um produto separado. Ao utilizar o Fácil DocSite, os profissionais podem se beneficiar da experiência de outros especialistas, implementando as melhores práticas e evitando retrabalho.

Microsoft Office Integrado ao Sistema de Gestão Jurídica

O Microsoft Word e o Outlook  (e outros produtos do pacote Office) são muito utilizados para elaboração de documentos jurídicos e troca de importantes mensagens sobre dados de processos e contratos, respectivamente.

É importante que um sistema de gestão jurídica tenha uma integração perfeita com os produtos do pacote MS-Office. Por exemplo, no caso do sistema de gestão jurídica Espaider, por meio do Fácil DocSite, botões adicionais aparecem nos menus do Word e do Outlook e permitem que os documentos sejam criados dentro da base do sistema de gestão, no local adequado e ligados aos processos ou contratos pertinentes.

Essa integração perfeita, pois parece que os produtos do MS-Office fazem parte do sistema de gestão, traz inúmeras vantagens:

• Os arquivos já nascem arquivados no sistema de gestão, com suas diversas versões e não precisam ser criados a parte e transferidos a posteriori.

• Já ficam ligados aos processos e contratos pertinentes, assim, quando qualquer usuário acessar o processo, já terá disponível todos os documentos e e-mails ligados àquele processo (aqui tem o exemplo do processo, mas vale para contratos e quaisquer outros tipos de documentos da organização).

• Esses documentos estão seguros no banco de dados do sistema de gestão, são armazenados juntos, sem risco de perda e com todos os controles de acesso pertinentes, garantindo a segurança das informações.

• A organização pode determinar que não possam haver documentos nos equipamentos particulares dos usuários, mantendo-os sempre no sistema de gestão. 

• O acesso indevido ou a posse indevida de documentos por usuários que são desligados da organização é muito mais complexo quando os documentos não estão nos equipamentos específicos de cada usuário.  

Colaboração Eficiente 

Quem viveu na era dos documentos estanques, separados, difíceis de serem compartilhados para um trabalho colaborativo, percebe a vantagem do trabalho conjunto sobre um mesmo documento, que as novas tecnologias oferecem.

A colaboração eficiente pode ajudar a economizar tempo e dinheiro, além de garantir que os documentos sejam elaborados de forma consistente e de acordo com as necessidades de todos os envolvidos.

O sistema de gestão jurídica Espaider, por meio do Fácil DocSite, oferece recursos avançados de colaboração, permitindo que múltiplos usuários trabalhem simultaneamente em um mesmo documento. Comentários, sugestões e alterações são registrados de forma transparente, facilitando a comunicação entre os membros da equipe.

Proteção de Dados Confidenciais

Investir em um software jurídico, com recursos que facilitam a elaboração de documentos, auxilia na difícil tarefa de manutenção de dados confidenciais distantes de acessos indevidos. Essas ferramentas contam com recursos de segurança avançados que ajudam a evitar o acesso não autorizado às informações.

Isso é especialmente importante para documentos que contenham informações sensíveis, como dados pessoais, informações financeiras ou segredos comerciais. A proteção de dados confidenciais é essencial para garantir a segurança dos clientes e a reputação do escritório de advocacia.

Além disso, a proteção de dados confidenciais é uma prioridade. Todas as plataformas da Fácil adotam protocolos de segurança robustos, garantindo que informações sensíveis estejam resguardadas contra ameaças cibernéticas.

Resumo de Documentos

Um dos recursos, disponível a partir das novas tecnologias Generative Pre-Trained Transformer (GPT), muito útil em um software de gestão jurídica, é a possibilidade de realizar resumos de documentos extensos. Essa funcionalidade permite aos profissionais do Direito obter uma visão geral rápida e precisa do conteúdo de um documento, principalmente para informar gestores de organizações sobre novos processos e contratos.

Documentos longos e complexos, difíceis de serem lidos por Diretores e Gerentes, como contratos, pareceres jurídicos e petições, são resumidos e mantidos no sistema de gestão para futuras consultas, para ciência ou para solicitações de autorização. O resumo, que antes exigia tempo de um profissional especializado, agora pode ser feito facilmente a partir de funcionalidade específica e fácil de ser acessada.

O Espaider, sistema de gestão jurídica da Fácil, é uma ferramenta inovadora em diversos aspectos e oferece funcionalidades com a tecnologia GPT para o resumo de documentos.

Por que investir em um software jurídico?

O uso de um software jurídico pode ser uma forma eficaz de melhorar a eficiência e a qualidade da elaboração de documentos jurídicos. Eles oferecem uma série de recursos que podem ajudar os profissionais do segmento jurídico a economizar tempo e esforço, além de garantir que os documentos sejam elaborados de forma precisa e segura.

Então, investir em softwares de gestão jurídica como o Espaider, incrementados com o Fácil DocSite, é um passo importante para descomplicar o gerenciamento de documentos no universo jurídico. Essas ferramentas não apenas economizam tempo, mas também elevam a qualidade, promovendo uma prática jurídica mais eficiente e segura. Ao adotar essas tecnologias, os profissionais do direito estão posicionando-se na vanguarda da inovação, preparados para os desafios do futuro.

Fonte: Freepik.com
Créditos: Drazen Zigic

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Publicado em: 12/03/2024